Datenschutz

INFORMATIONEN ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir sind gemäß Art. 13 DSGVO bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten verpflichtet, Sie als von der Datenverarbeitung betroffene Person über bestimmte Aspekte und Umstände der Datenverarbeitung zu informieren. Mit den nachfolgenden Ausführungen kommen wir daher unserer Informationspflicht nach.

1. VERANTWORTLICHER UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die:
C/O Medic MVZ GmbH
Hirschweg 98
33689 Bielefeld

vertreten durch die Geschäftsführer Marcus Droste, Dr. Niklas Hoffmann und Bartosz Weiß

Telefon: 05205 / 9673500, E-Mail: datenschutz@co-medic.de

Als Datenschutzbeauftragten haben wir bestellt:

SecData GmbH
Rohrteichstraße 35a
33602 Bielefeld

vertreten durch den Geschäftsführer Dr. Christoph Franke

Telefon: 0521 / 55 75 19 333, E-Mail: info@secdata.gmbh

2. ZWECKE DER DATENVERARBEITUNG UND IHRE RECHTSGRUNDLAGE

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Patienten, insbesondere Gesundheitsdaten, zur Erfüllung des Behandlungsvertrages und für Zwecke der Gesundheitsvorsorge. Weiter verarbeiten wir personenbezogenen Daten bei der Kommunikation mit Ihnen und zur Dokumentation (siehe Nr. 5). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Danach sind wir zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und der Gesundheitsdaten als besonderer Kategorie der personenbezogenen Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge und aufgrund des Behandlungsvertrages mit uns berechtigt, wenn die Daten für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten erforderlich sind. In den Fällen, in denen eine Datenverarbeitung nicht zur Durchführung des Behandlungsvertrages erforderlich ist und auch nicht auf einer gesetzlicher Verpflichtung beruht, erfolgt eine auf Grundlage Ihrer jederzeit mit Wirkung für die Zukunft frei widerruflichen Einwilligung. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

3. BETROFFENE DATENKATEGORIEN

Im Rahmen der Verarbeitungszwecke verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Vertrags- und Abrechnungsdaten, Krankenkassenzugehörigkeit, insbesondere aber Ihre Gesundheitsdaten. Dazu zählen Anamnesen, Diagnosen, Therapien, Therapievorschläge und Befunde, die wir oder andere Ärzte und Psychotherapeuten erheben, bei denen Sie in Behandlung sind (z.B. in Arztbriefen).

4. EMPFÄNGER DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur an Dritte, wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben oder wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Mögliche Empfänger sind: Ärzte, Psychotherapeuten, Unfallversicherungsträge, Krankenkassen, medizinischer Dienst der Krankenversicherung, Ärztekammern, Abrechnungszentren, Gesundheitsämter. Ferner geben wir Ihre Daten zum Zwecke der Patienten- und Terminsverwaltung an den Anbieter unserer Verwaltungssoftware, Zollsoft GmbH, sowie an den Anbieter PraxisConcierge Software GmbH, Simba n3 GmbH, MVZ Diamedis Diagnostische Medizin Sennestadt GmbH, AI-Med-Systems GmbH, Starface GmbH weiter. Zur Abwicklung digitaler Kommunikation verwenden wir die Anwendungen Office 365. Die von Ihnen in der Kommunikation angegebenen Daten, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und Ihre IP-Adresse werden hierbei an den Anbieter Microsoft Corporation, 1 Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA weitergegeben.
Beide Anbieter handeln als Auftragsdatenverarbeiter und wir haben einen Auftragsdatenvertrag mit den Anbietern geschlossen. Microsoft verarbeitet Ihre Daten auch auf Serverin in den USA. Der Datentransfer ist auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (EU-US-Privacy-Frame-work) zulässig. Microsoft hat sich erfolgreich einem Zertifizierungsverfahren unterworfen.

5. SPEICHERDAUER

Die Speicherdauer richtet sich je nach Art der verarbeiteten Daten. Die Mindestspeicherdauer beträgt gem. § 630 f Abs. 1 BGB zehn Jahre. Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Abschluss der Maßnahme, etwa der Behandlung oder Beurteilung. Die vorbenannten Speicherfristen gelten vorbehaltlich weitergehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder -rechte.

6. KONTAKTAUFNAHME UND DOKUMENTATION

Sofern Sie zuvor Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben, verwenden wir zur telefonischen Kommunikation mit Ihnen sowie zur Dokumentation der vor Ort zwischen Ihnen und dem behandelnden Arzt/ der behandelnden Ärztin geführten Gespräche Software, die unsere Tätigkeit mit Hilfe Künstlicher Intelligenz unterstützt: Wir verwenden zur Bereitstellung von KI-gestützten Sprachinteraktionen (Sprachassistent) einen sogenannten „Voicebot“. Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren, speichert der Sprachassistent Ihre Spracheingaben und wertet diese hinsichtlich möglicher Antwortoptionen aus. Es werden zudem Metadaten der Kommunikation wie Zeitpunkt und Datum, Rufverhalten, Telefonnummer, Gesprächsverlauf und Transkripte, Name, E-Mail-Adresse und Patientennummer verarbeitet. Zur Dokumentation der zwischen Ihnen und unseren Ärztinnen und Ärzten geführten Gespräche nutzen wir ebenfalls ein KI-gestütztes Spracherkennungsprogramm. Dieses erfasst die gesprochenen Inhalte und erstellt sodann automatisiert ein Transkript, das wir in Form einer ebenfalls KI-generierten Zusammenfassung der wesentlichen Gesprächsinhalte digital zu Ihrer Patientenakte speichern. Rechtsgrundlage ist jeweils Ihre frei widerrufliche Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Gesundheitsdaten betroffen ist, gilt ergänzend Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Das Transkript wird vorbehaltlich weitergehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsrechte nach Zweckfortfall, regelmäßig mit Abschluss Ihres Anliegens oder der Behandlung, gelöscht.

7. IHRE RECHTE

Ihnen stehen im Hinblick auf die Datenverarbeitung die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Unbeschadet hiervon und eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs (Art. 77 DSGVO) steht Ihnen das Recht zu, sich bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de